Отсортируем формулами таблицу, состоящую из 2-х столбцов. Сортировку будем производить по одному из столбцов таблицы (решим 2 задачи: сортировка таблицы по числовому и сортировка по текстовому столбцу). Формулы сортировки настроим так, чтобы при добавлении новых данных в исходную таблицу, сортированная таблица изменялась динамически. Это позволит всегда иметь отсортированную таблицу без вмешательства пользователя. Также сделаем двухуровневую сортировку: сначала по числовому, затем (для повторяющихся чисел) - по текстовому столбцу.

Пусть имеется таблица, состоящая из 2-х столбцов. Один столбец – текстовый: Список фруктов ; а второй - числовой Объем Продаж (см. файл примера ).

Задача1 (Сортировка таблицы по числовому столбцу)

Необходимо отсортировать строки таблицы по содержимому числового столбца (по Объему продаж). Предполагается, что пользователь постоянно заполняет строки таблицы, поэтому необходимо написать формулы с учетом добавляемых значений.

Для наглядности величины значений в столбце Объем Продаж выделены с помощью (). Также желтым выделены повторяющиеся значения.

Примечание : Задача сортировки отдельного столбца (списка) решена в статьях и .

Решение1

Если числовой столбец гарантировано не содержит значений, то задача решается легко:

• Числовой столбец отсортировать функцией НАИБОЛЬШИЙ() (см. статью );
• Функцией ВПР() или связкой функций ИНДЕКС()+ПОИСКПОЗ() выбрать значения из текстового столбца по соответствующему ему числовому значению.

Однако, в реальных задачах числовой столбец может содержать повторы, а так как функция ВПР() в случае наличия повторов всегда выбирает только первое значение сверху (см. статью ), то этот подход не годится (названия Фруктов будут выведены неправильно).

Поэтому механизм сортировки придется реализовывать по другому.

ИНДЕКС(Продажи;
ОКРУГЛ(ОСТАТ(НАИБОЛЬШИЙ(
--(СЧЁТЕСЛИ(Продажи;"<"&Продажи)&","&ПОВТОР("0";3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6));
СТРОКА()-СТРОКА($E$6));1)*1000;0)
)

Данная формула сортирует столбец Объем продаж (динамический диапазон Продажи ) по убыванию. Пропуски в исходной таблице не допускаются. Количество строк в исходной таблице должно быть меньше 1000.

Разберем формулу подробнее:

• Формула СЧЁТЕСЛИ(Продажи;"<"&Продажи) возвращает массив {4:5:0:2:7:1:3:5}. Это означает, что число 64 (из ячейки B7 исходной таблицы, т.е. первое число из диапазона Продажи ) больше 4-х значений из того же диапазона; число 74 (из ячейки B8 исходной таблицы, т.е. второе число из диапазона Продажи ) больше 5-и значений из того же диапазона; следующее число 23 - самое маленькое (оно никого не больше) и т.д.
• Теперь вышеуказанный массив целых чисел превратим в массив чисел с дробной частью, где в качестве дробной части будет содержаться номер позиции числа в массиве: {4,001:5,002:0,003:2,004:7,005:1,006:3,007:5,008}. Это реализовано выражением &","&ПОВТОР("0";3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)) Именно в этой части формулы заложено ограничение о не более 1000 строк в исходной таблице (см. выше). При желании его можно легко изменить, но это бессмысленно (см. ниже раздел о скорости вычислений).
• Функция НАИБОЛЬШИЙ() сортирует вышеуказанный массив.
• Функция ОСТАТ() возвращает дробную часть числа, представляющую собой номера позиций/1000, например 0,005.
• Функция ОКРУГЛ() , после умножения на 1000, округляет до целого и возвращает номер позиции. Теперь все номера позиций соответствуют числам столбца Объемы продаж, отсортированных по убыванию.
• Функция ИНДЕКС() по номеру позиции возвращает соответствующее ему число.

Аналогичную формулу можно написать для вывода значений в столбец Фрукты =ИНДЕКС(Фрукты;ОКРУГЛ(...))

В файле примера , из-за соображений скорости вычислений (см. ниже), однотипная часть формулы, т.е. все, что внутри функции ОКРУГЛ() , вынесена в отдельный столбец J . Поэтому итоговые формулы в сортированной таблице выглядят так: =ИНДЕКС(Фрукты;J7) и =ИНДЕКС(Продажи;J7)

Также, изменив в формуле массива функцию НАИБОЛЬШИЙ() на НАИМЕНЬШИЙ() получим сортировку по возрастанию.

Для наглядности, величины значений в столбце Объем Продаж выделены с помощью (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Гистограммы ). Как видно, сортировка работает.

Тестируем

Теперь добавим новую строку в исходную таблицу. В динамически сортируемых таблицах мы должны получить соответствующую сортировку.

1. В ячейку А15 исходной таблицы введите слово Морковь ;
2. В ячейку В15 введите Объем продаж Моркови = 25;
3. После ввода значений, в столбцах D и Е автоматически будет отображена отсортированная по убыванию таблица;
4. В сортированной таблице новая строка будет отображена предпоследней.

Скорость вычислений формул

На "среднем" по производительности компьютере пересчет пары таких формул массива, расположенных в 100 строках, практически не заметен. Для таблиц с 300 строками время пересчета занимает 2-3 секунды, что вызывает неудобства. Либо необходимо отключить автоматический пересчет листа (Формулы/ Вычисления/ Параметры вычисления ) и периодически нажимать клавишу F9 , либо отказаться от использования формул массива, заменив их столбцами с соответствующими формулами, либо вообще отказаться от динамической сортировки в пользу использования стандартных подходов (см. следующий раздел).

Альтернативные подходы к сортировке таблиц

Отсортируем строки исходной таблицы с помощью стандартного фильтра (выделите заголовки исходной таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L ). В выпадающем списке выберите требуемую сортировку.

Получим идентичный нашему вариант таблицы, но при добавлении в таблицу новых значений придется применять фильтр заново.

Также можно воспользоваться инструментом Сортировка (Данные/ Сортировка и Фильтр/ Сортировка ). Для этого нужно выделить все значения исходной таблицы не включая заголовок, вызвать инструмент Сортировка, выбрать столбец, по которому требуется сортировать и вариант сортировки.

Получим идентичный нашему вариант таблицы, но при добавлении новых значений также придется применять фильтр заново.

Как и в предыдущей задаче предположим, что в столбце, по которому ведется сортировка имеются повторы (названия Фруктов повторяются).

Для сортировки таблицы придется создать 2 служебных столбца (D и E).

=СЧЁТЕСЛИ($B$7:$B$14;"<"&$B$7:$B$14)+1

Эта формула является аналогом для текстовых значений (позиция значения относительно других значений списка). Текстовому значению, расположенному ниже по алфавиту, соответствует больший "ранг". Например, значению Яблоки соответствует максимальный "ранг" 7 (с учетом повторов).

В столбце E введем обычную формулу:

=СЧЁТЕСЛИ($D$6:D6;D7)+D7

Эта формула учитывает повторы текстовых значений и корректирует "ранг". Теперь разным значениям Яблоки соответствуют разные "ранги" - 7 и 8. Это позволяет вывести список сортированных значений. Для этого используйте формулу (столбец G):

=ИНДЕКС($B$7:$B$14;ПОИСКПОЗ(СТРОКА()-СТРОКА($G$6);$E$7:$E$14;0))

Аналогичная формула выведет соответствующий объем продаж (столбец Н).

Задача 2.1 (Двухуровневая сортировка)

Теперь снова отсортируем исходную таблицу по Объему продаж. Но теперь для повторяющихся значений (в столбце А три значения 74), соответствующие значения выведем в алфавитном порядке.

Для этого воспользуемся результатами Задачи 1.1 и Задачи 2.

Подробности в файле примера на листе Задача2.

Сортировка данных в Excel – это очень полезный инструмент, который позволяет улучшать восприятие информации, особенно при больших объемах. В данном уроке мы научимся применять сортировку, узнаем основные команды, а также познакомимся с типами сортировки в Excel.

При добавлении данных в Excel очень важно грамотно организовать информацию на рабочем листе. Одним из инструментов, который позволяет сделать это, является сортировка. С помощью сортировки Вы можете сформировать список контактной информации по фамилии, расположить содержимое таблицы в алфавитном порядке или же в порядке убывания.

При сортировке данных в Excel в первую очередь необходимо решить, как применять сортировку: ко всему листу (таблице) или только к определенному диапазону ячеек.

Как сделать сортировку листа (таблицы, списка) в Excel

В следующем примере мы отсортируем форму заказа футболок по Фамилиям (Столбец С) и расположим их в алфавитном порядке.

При сортировке таблицы или списка в Excel необходимо, чтобы они были отделены от посторонних данных на листе как минимум одной строкой или столбцом. В противном случае в сортировке будут участвовать посторонние данные.

Как сделать сортировку диапазона в Excel

В следующем примере мы выберем отдельную небольшую таблицу на листе Excel, чтобы отсортировать количество футболок, заказанных в определенные дни.

Если сортировка в Excel выполняется неправильно, то в первую очередь проверьте верно ли введены значения. Даже небольшая опечатка может привести к проблемам при сортировке больших таблиц. В следующем примере мы забыли поставить дефис в ячейке A18, что привело к неточной сортировке.

Сортировка данных в Excel весьма полезный инструмент, улучшающий восприятие представленной информации. Прежде, чем перейти к разбору интерфейса, разберем порядок сортировки приложения:

• Первыми идут цифры от меньшего к большему;
• Затем идут специальные символы ($, %, * и т.д.);
• За ними следуют знаки препинания;
• Далее начинаются алфавиты, сначала английский, затем русский. Также не учитывается регистр, т.е. заглавные и прописные буквы равны друг другу (А=а).

Для того чтобы выполнить упорядочивание, пройдите на вкладку «Данные» и выберите раздел «Сортировка и фильтр». Для сортировки предназначено 3 значка:

Сортировка по возрастанию (от А до Я), по убыванию (от Я до А) и значок сортировки для задания условий по нескольким столбцам одновременно.

Рассмотрим все пункты подробнее.

Для того чтобы в эксель отсортировать диапазон ячеек, предварительно выделите его, затем кликните по необходимому значку. Учтите, что самая верхняя ячейка в выделенном диапазоне будет воспринята как шапка таблицы, т.е. отсортирована не будет и останется на прежнем месте. Также, если рядом с выделенным диапазоном имеются другие заполненные ячейки, то программой будет выведено следующее окно:

Если Вами будет выбран первый вариант, то строки таблицы сохранят свою целостность. Если второй, то данные вне диапазона сортировки останутся нетронутыми. На рисунках приведены результаты до и после сортировки для двух вариантов.

Исходное состояние:

Установка порядка первого столбца таблицы при выборе первого варианта:

Как видно строки сохранили свою целостность, и имена по-прежнему соответствуют своим фамилиям.

Те же самые действия, но при выборе второго варианта:

Сортировка также произведена по первому столбцу, за исключением того, что второй столбец не сместился относительно отсортированных ячеек.

Выбирайте сразу необходимый диапазон для сортировки, чтобы Excel не предлагал Вам автоматически его расширить. Столбец, с которого Вы начнете выделение диапазона, будет являться столбцом для условий сортировки.

Если возникла необходимость задать порядок по нескольким столбцам, то в этом поможет значок «Сортировка», который уже упоминался. Выделите диапазон, который необходимо упорядочить. В данном случае неважно, с какого столбца он начнет выделяться, т.к. условия и столбцы будут задаваться вручную. Для примера будем использовать следующую таблицу:

Мы специально будем использовать такие данные, чтобы наглядно отобразить, как Excel осуществляет сортировку.

Выделите диапазон нашей таблицы и кликните по значку "Сорировка". Появится следующее окно:

Изначально первый уровень сортировки уже добавлен. В выпадающем списке выберите нужный столбец. В качестве его названия служит верхняя («шапка»).

В следующем выпадающем списке можно выбрать, по каким параметрам сортировать диапазон. Например, если Вы использовали заливку для ячеек или меняли цвет шрифта, то возможно задать порядок по данным параметрам.

Следующий выпадающий список задает порядок: по возрастанию, по убыванию и т.п.

Для добавления второго и последующих столбцов для сортировки воспользуйтесь кнопкой «Добавить уровень» и задайте для него параметры.

Для нашего примера используем трехуровневую сортировку. Для первого уровня зададим сортировку по «Столбец1», порядок «От Я до А». Для второго уровня зададим сортировку по «Столбец2», порядок «По возрастанию». Для третьего уровня по «Столбец3», порядок «По убыванию». Параметры для сортировки везде «значения».

Рассмотрим получившийся результат:

Сначала сортировка прошла по первому столбцу (первый уровень), выделив данные в определенные поддиапазоны (в красной рамке). Далее происходит сортировка второго уровня, но данные сортируются только в пределах определенных первым уровнем поддиапазонов. Отсортировав второй уровень, вновь определяются поддиапазоны (в синей рамке). Затем сортировка происходит по третьему уровню по такому же алгоритму.

Таким образом, можно задавать сортировку в Excel по значительному количеству столбцов.

Также в окне сортировки можно задавать различные параметры.

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.
2. Открыть вкладку «Данные» - диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

1. Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
2. Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

1. Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
2. Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
3. Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

1. Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
2. Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
3. Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

1. В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».
2. В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».
3. Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

1. Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
2. Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
3. Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

1. Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
2. Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
3. В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
4. Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Работа с таблицами во многих случаях требует анализа содержащихся в них данных. Excel предоставляет мощные средства для обработки информации, возможность построения статистических отчетов и выборки данных по условию. Но иногда достаточно просто произвести сортировку элементов, чтобы решить поставленную задачу.

Упорядочивание чисел

Сортировка чисел по возрастанию или убыванию – распространенная задача. Она помогает выстроить числовые параметры – количество товаров и клиентов, суммы продаж и доходов, и представить информацию в более наглядном виде. Сделаем в Excel сортировку этих данных.

Например, в таблице файла туристической компании хранится информация о стоимости проживания в отеле. Цена зависит от типа номера и предлагаемого питания. Турист заинтересован в поиске наиболее экономного размещения, поэтому нужно отсортировать данные по возрастанию цены.

Для этого выделяем столбец таблицы «Стоимость, руб.» и заходим на вкладку «Главная». В блоке «Редактирование» находится группа инструментов «Сортировка и фильтр». Выбираем из меню пункт «Сортировка по возрастанию».

Программа, обнаружив наличие связанных столбцов, уточняет, нужно ли выполнять сортировку в Excel только по выделенному полю, или же расширить диапазон.

Выбираем «Расширить», так как мы заинтересованы в упорядочивании полных записей таблицы, и нажимаем «Сортировка». Записи выстроены в порядке возрастания стоимости проживания.

Эта операция выполняется еще проще, если таблица отформатирована по стилю. В таком случае нужно вызвать контекстное меню столбца, щелкнув по выпадающему списку в заголовке графы. В меню находятся аналогичные команды, с помощью которых можно выполнить сортировку в Excel.

Для того чтобы числа были отсортированы верно, обратите внимание на корректность формата данных в столбце. Если значения внесены в таблицу как текст, а не число, выстраивание пройдет не в ожидаемом порядке. В таблице приведен пример сортировки чисел 10, 11, 100, 15, 110, 132 в зависимости от формата данных.

Упорядочивание текста

В Excel сортировка столбцов, содержащих текст, выполняется так же, как и операция с числами. Произведем эту команду в колонке уже известной нам таблицы цен на комнаты в отеле «Питание». Выделяем столбец кликом по его заголовку и открываем панель инструментов «Редактирование» вкладки «Главная». Теперь в выпадающем меню вместо команд сортировки по возрастанию и убыванию расположены команды сортировки от А до Я и наоборот.

Выполняем построение ячеек от А до Я, опять же указывая расширение диапазона операции.

При упорядочивании строковых данных убедитесь в том, что значения не содержат начальных пробелов, так как в таком случае желаемый порядок ячеек будет нарушен. Эта проблема случается, если информация выгружается в файл из другого источника: базы данных, стороннего приложения или другого файла.

Для форматированных таблиц сортировку в Excel выполнить еще проще. Зайдя в контекстное меню заголовка колонки, вы также увидите команды построения ячеек в порядке от А до Я и наоборот.

Упорядочивание дат

Все указанные выше операции, применимые для чисел и строковой информации, используются и для выстраивания дат и времени. Отличие состоит только в наименовании команды, для такого типа данных она называется «Сортировка от старых к новым» и наоборот. Ниже показан пример.

Для дат действует то же правило, что и для чисел: чтобы упорядочивание прошло корректно, убедитесь в том, что сортируемая информация представлена именно в формате даты, а не в текстовом.

Настраиваемые списки

Но не всегда есть возможность выстроить необходимый список штатными средствами, бывает необходимость выполнить сортировку в Excel по полям, к которым не подходит ни один из описанных выше методов. К примеру, в списке дел на неделю мы хотим выстроить задачи по дням недели.

Чтобы выполнить такую сортировку, программа предоставляет возможность использования настраиваемых списков. В MS Excel есть ряд предустановленных списков, одним из которых и является перечень дней недели. Чтобы их посмотреть, зайдите на вкладку «Данные» и найдите панель инструментов сортировки и фильтрации Excel. По кнопке «Сортировка» открывается окно выполнения операции по нескольким столбцам.

В поле «Порядок» выбираем элемент «Настраиваемый список». Из перечня выбираем дни недели и нажимаем ОК.

Упорядочивание по цвету и значкам

Еще одной удобной опцией выстраивания элементов ячейки по порядку является возможность их сортировки по цвету. При этом может использоваться цвет как заливки, так и шрифта текста. В таблице дел обозначим рабочие задачи оранжевым цветом, семейные дела – голубым, праздники – бежево-желтым. И выстроим их по типу.

Для этого заходим в настраиваемую сортировку. Кроме описанного выше способа, можно воспользоваться меню панели «Редактирование» вкладки «Главная». Выбираем из списка команд «Сортировка и фильтр» элемент «Настраиваемая сортировка».

Выбираем поле «Задача», тип «Цвет ячейки» и устанавливаем оранжевый цвет сверху. Чтобы домашние дела находились внизу списка, добавляем еще один уровень и для тех же параметров устанавливаем голубой цвет снизу.

Этот способ позволяет упорядочивать элементы таблицы и по значкам. Например, мы можем пометить отдельные задачи восклицательным знаком как важные и выводить их в начале списка.

Выше мы описали, как в Excel сделать сортировку данных разных типов, используя цвет ячеек и шрифта текста и пометки в строках. Надеемся, эта информация поможет вам в работе с программой.

Событие Worksheet_Change не реагирует на пересчет формул.

Если диапазоны, на которые ссылаются формулы, находятся далеко от таблицы (или на других листах) и их нельзя включить в проверяемый диапазон Target, можно использовать событие пересчета листа:

Private Sub Worksheet_Calculate() Application.EnableEvents = False .CurrentRegion.Sort , xlDescending, Header:=xlYes Application.EnableEvents = True End Sub

Application.EnableEvents - чтобы избежать зацикливания, на время сортировки отключаем события листа.

Сортировка будет происходить при пересчете формул. Чтобы пересчет происходил и при ручном изменении данных, в произвольную ячейку нужно добавить формулу с летучей функцией (летучая - пересчитывается при любом изменении на листе), например:

СЕГОДНЯ()

Недостаток данного решения - сортировка включается при любом изменении на листе.

Если пересчет формул происходит не часто, можно параллельно с Worksheet_Change использовать событие активации листа - Worksheet_Activate

Сортировка в Excel - это функция, встроенная в офисный пакет Microsoft Office, позволяющая осуществлять аналитические исследования, быстро отыскивать требуемые показатели . Если досконально изучить, как сделать сортировку в Excel, многие задачи, сопровождаемые анализом данных, будут выполняться быстро и с абсолютной точностью.

Для поиска нужной информации применяют специальные фильтры

Анализ проделанной работы, объёмов продаж, роста прибыли, успеваемости учащихся, закупки дополнительных материалов сопровождаются выделением параметров, имеющих максимальный и минимальный показатели. Конечно, если таблица небольшая, то пользователь сумеет просто так отыскать лучший показатель. Но в тех случаях, когда Excel имеет чрезмерно большое количество строк и столбцов, без применения встроенных функций, позволяющих отсортировать таблицу, найти желаемый показатель можно, но придётся потратить большое количество рабочего времени.

Можно поступить гораздо практичнее, ознакомиться с информацией, как сортировать в Excel, и сразу приступить к практическому закреплению полученных знаний.

Фильтр по возрастанию и убыванию

Отсортировать данные по возрастанию или убыванию совсем просто. Необходимо только выяснить, сопровождается ли таблица многочисленными формулами . Если это так, то лучше всего перед тем, как сортировать данные, таблицу перенести на новый лист, что позволит избежать нарушений в формулах или случайного разрыва ссылок.

Кроме этого, запасной вариант таблицы никогда не помешает, поскольку иногда, запутавшись в собственных рассуждениях, желая вернуться к первоначальному варианту, осуществить это будет трудно, если не будет создана предварительная копия.

Итак, первоначально необходимо выделить таблицу, подлежащую проведению анализа. Далее следует перейти на новый лист, кликнуть правой кнопкой мыши, а затем кликнуть по строке «Специальная вставка». Перед пользователем на экране появится окно с параметрами, среди которых нужно выбрать параметр «Значение», после чего нажать «Ок».

Теперь дублирующий вариант создан, поэтому можно приступать к дальнейшим действиям. Чтобы полностью понять, как отсортировать таблицу в Excel по возрастанию, необходимо выделить вновь всю таблицу, затем перейти во вкладку «Данные», там среди нескольких инструментов будет находиться и желаемый «Сортировка», по которому нужно кликнуть.

В открывшемся окне параметров имеется строка «Мои данные содержат заголовки». Возле нее расположено маленькое окошко, в котором следует поставить галочку. Остаётся выставить в ниже открывшихся окнах столбец, который подлежит анализу, а также вариант желаемой сортировки: по возрастанию или убыванию. Далее соглашаемся с выставленными параметрами , после чего таблица продемонстрирует мгновенно желаемый результат, избавляя от многочасовой изнурительной работы.

Если необходимо осуществить сортировку не во всей таблице, а только в одном столбце, действия будут практически такими же, за исключением только двух моментов. Первоначально следует выделить не всю таблицу, а лишь желаемый столбик, а впоследствии, когда Excel предложит автоматически расширить диапазон, чтобы осуществить сортировку, нужно отказаться от этого, установив галочку рядом с фразой «Сортировать в пределах указанного диапазона».

Сортировка по иным параметрам

Иногда, работая в Excel, возникает необходимость отсортировать не числовые значения по возрастанию или убыванию, а несколько иные параметры, поэтому можно ознакомиться с практическими советами опытных пользователей, благодаря которым легко разобраться, как в Excel отсортировать по дате или по формату ячеек.

Установка фильтра по дате и формату

Принцип сортировки остаётся практически тем же самым. Пользователю нужно выделить таблицу, указать столбец, который подлежит анализу, после чего кликнуть по одному из предложенных действий: «Сортировать от старых к новым» или «Сортировать от новых к старым». После таких действий таблица отсортирует всю информацию или данные по дате.

Иногда очень важно осуществить такие действия повторно. В таблице встроена такая возможность. Нет необходимости повторно вводить несколько желаемых параметров, достаточно в фильтре кликнуть по элементу «Повторить повторно».

Иногда фильтр может дать сбой, но причиной, скорее всего, будет некорректное отображение некоторых форматов. В частности, если в некоторых ячейках данные будут внесены не в формате даты, то сортировка будет осуществлена не совсем правильно.

Если возникла насущная проблема отсортировать таблицу по формату ячеек, первоначально также желательно её перенести на новый лист, только теперь после нажатия правой кнопкой мыши по строке «Специальная вставка» необходимо выбрать параметр «Форматы». Тогда на новый лист будут перенесены не только все данные, но и применяемые форматы, а формулы вновь будут исключены.

Остаётся вновь зайти в фильтр, в его параметрах выбрать сортировку по цвету ячеек, далее в открывшемся цветовом окне выбрать цвет, который после сортировки должен находиться вверху или внизу. После нажатия на «Ок» таблица выдаст мгновенный результат.

Если что-то пошло не так, нужно знать, как отменить сортировку в Excel, воспользовавшись одним из двух несложных действий. Можно просто нажимать несколько раз две одновременно зажатые клавиши (Ctrl + Z) до тех пор, пока таблица не примет первоначальный вид . Если же действий было совершено много, проще отменить сортировку вторым способом, закрыв таблицу без сохранения, после чего вновь её открыть и приступить заново к работе.

Итак, работа с фильтром в Excel не представляет сложности. Достаточно единожды, опираясь на рекомендации, отсортировать данные, как впоследствии станет все понятным настолько, что вам уже будет легко самостоятельно освоить и остальные параметры фильтра.